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智慧证书:不重视证书证件管理,会给建筑公司带来怎样的困扰?

许多建筑企业都在努力尝试信息化管理,比如工程项目管理、施工管理、成本管理等等,却较少有企业注意到证书管理环节。不少企业一边搞着“信息化”,一边用着原始的方式管理证书证件。任何信息化的过程都不是一蹴而就的,总是从一个又一个细节的管理升级做起的,想一步跨入信息化4.0,显然是不现实的。

证书管理混乱,会给企业带来怎样的困扰?

证书管理看似小事,似乎就是人事部的内部事务,然而,证书的使用、证书与项目密不可分的关系,却“事关重大”管理不好,会给企业带来各种各样的麻烦:

比如,投标的困扰——投标需要用到各类人员资质,对人员资质证书情况把握不明,极易造成投标过程用错证书,造成废标等情况,给企业带来无谓的损失。证书资源的浪费——有序的管理能让证书物尽其用,杂乱的管理很可能让“能用的没用,该用的误用”,造成证书资源的极大浪费。人力的浪费——证书管理无章可循,耗费证书管理人员大量的时间和精力,一个人管不过来,两个人、三个人……。信息丢失的风险——管理方式不规范,每个管理员按自己的方式管理,信息完整度差,一旦人员交接不到位,信息丢失、混乱难以避免。

 

目前大多数的企业,又是怎样在管理证书呢?

80%以上,仍在使用excel登记信息。出错率高,不完整、不规范,查询统计难、不便于共享、死数据。90%以上,登记表记录证书借还。随意性大、容易遗漏、效率低、证书管理员责任大。90%以上,临时查看到期信息。看漏、看错、忘记看,易错过有效期,造成证书不可用。70%以上,证书与使用情况脱节。证书到底用没用到项目?到哪一步了?何时释放压证?不清楚。10%左右,勉强使用非专业软件。将就OA里的文档管理功能,甚至使用图书管理软件来管理证书,差强人意。10%左右,软件操作复杂,难上手。使用建筑行业其他类型管理软件来管理证书,针对性差,复杂艰深,不得不放弃或半放弃。

 

改变现状,从细节入手

改变证书管理的低效状况,我们要达到的目的,是提高证书的利用率、降低过期发生率、提高数据的准确率和完整度、提升数据的关联性,以达到整体提高证书管理能效。

选择一套管理系统,就是在选择一种工作模式。如果您的企业还处在信息化水平相对较低的状况下,或者想进一步完善各个环节的信息化管理标准,或者直接就是在证书管理环节困扰不断,采用智慧证书管理系统,能够让您尽快提升相应环节的能效。

 

智慧证书管理系统 www.wisecert.cn

建筑企业证书证件管理、投标管理、项目管理、合同管理专业软件。


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